Los festivales de música siempre han sido sinónimo de buen tiempo y una oportunidad magnífica de disfrutar en compañía de nuestros artistas favoritos. Tras varios años de incertidumbre, todos tenemos muchas ganas de poder disfrutar de eventos de cualquier tipo sin preocupaciones, especialmente en los festivales o conciertos caracterizados por acoger multitudes de masas.
Saber cómo organizar un festival es imprescindible para garantizar su éxito. En este contexto, las innovaciones tecnológicas tienen mucho que aportarnos. A continuación, os presentamos los pasos más importantes para triunfar. Porque tanto artistas como fans, staff y promotores estamos deseando disfrutar como antes. ¿Empezamos?
Organización de festivales: todas las claves para garantizar el éxito
La planificación de un festival de música faseada en diferentes partes es esencial para alcanzar el éxito y medirlo. Tal y como se suele decir, divide y vencerás, ¿verdad?. Veamos cuáles son las diferentes partes:
- Fase de preproducción. Antes de que se realice el festival. Es momento de planificarlo con tiempo, y ello involucra marcar los objetivos, el propósito y la temática del festival, es decir, ¿qué géneros de música se escucharán? Este punto es crucial para determinar el punto de partida de nuestro festival, definir el público objetivo y decidir la contratación de los artistas y grupos. En esta fase también se debe determinar la duración del festival y los horarios, así como el presupuesto o la localización, entre otros.
- Fase de producción. Durante el evento es imprescindible llevar un seguimiento en tiempo real de la organización del recinto, del equipo humano, de los proveedores y, por supuesto, del público.
- Fase de post producción. Una vez finalizado el evento empieza el proceso de análisis de toda la información recopilada tanto de los asistentes como del staff y de todos el desarrollo de actividades que ocurre durante el evento: accesos, recargas, ventas, etc.
Consejos para organizar un festival
Ahora que ya sabemos cuáles son las partes para la planificación de un festival desde la perspectiva de los organizadores, te contamos los siguientes tips para que tu evento genere impactos muy positivos en los espectadores a largo plazo.
La comunicación
Captar la atención de nuestro público objetivo es esencial para garantizar el éxito de nuestro festival. Para ello, es necesario trabajar en un plan de marketing para eventos y llevarlo a cabo teniendo en cuenta las diferentes fases del evento. Esto incluye estrategias de segmentación y captación, así como la creación de una página web, redes sociales y distintos canales de comunicación donde poder hacerse eco de todas las novedades del festival.
El recinto
La elección y el estudio de las características del recinto donde vamos a llevar a cabo nuestra actividad también es imprescindible para asegurar su éxito. Debemos analizar previamente tanto las infraestructuras o la disposición de zonas de descanso, aseos, zonas vip o asistencia sanitaria así como, los accesos de seguridad. Además, las medidas de prevención ante posibles incidentes y las herramientas de sonido e iluminación que han de ser compatibles con el lugar.
Por último, pero no menos importante, una ubicación accesible mediante diferentes métodos de transporte hará mucho más fácil el desplazamiento de asistentes, artistas y cuerpo humano hasta el evento.
Acceso al festival
Evitar las largas colas y las grandes aglomeraciones de personas en los accesos al festival garantizará una mejor experiencia de los asistentes. Pero, ¿cómo hacerlo de forma fácil? Te recomendamos utilizar un sistema de identificación más eficiente como puede ser las pulseras NFC o los sistemas de pagos cashless para eventos, que además de agilizar los procesos de pago y aportar mayor seguridad en las transacciones, permite llevar un control del aforo en tiempo real.
Prestar atención al staff
El equipo humano que trabaja dentro del recinto es el encargado de sacar adelante el evento atendiendo a las demandas de los asistentes. Como promotores, debemos ayudar en la gestión de las actividades del staff de la forma más eficiente posible. Los TPV inteligentes están pensados para mejorar esto y evitar cualquier contratiempo. Con la recopilación de información que nos aporta este software podemos detectar el ticket medio de los asistentes al festival, revisar si existe la necesidad de productos sin stock en determinadas zonas, así como centralizar la información de pagos de distintos puntos de venta. Además de la ventaja que supone poder marcar el pedido y realizar el cobro en el mismo dispositivo. En definitiva, se trata de una solución muy completa que nos ayuda en la gestión de festivales de música u otros eventos.
Búsqueda de sponsors para el evento
Para garantizar la rentabilidad del festival es necesario encontrar patrocinadores de eventos musicales o sponsors que se sientan identificados con tu evento y deseen invertir en su ejecución. Si bien son las empresas de bebidas quienes mayor porcentaje de patrocinio tienen en los festivales de música, otros sectores como el alquiler de vehículos, los seguros o las inmobiliarias se están abriendo camino en los festivales de música.
Como organizadores de un festival de música en directo es esencial contar con distintas activaciones de marca que generen emociones y experiencias únicas en los asistentes.
La tecnología en la organización de festivales de música
Ahora que ya sabemos cómo organizar un festival de música y qué priorizar en cada fase para que la vivencia de los espectadores sea de diez, ¿te gustaría aumentar tus ingresos? Para ello, es clave ofrecer la mejor experiencia posible a tu público. En este contexto, hemos visto que la tecnología tiene mucho que aportarnos. Desde Gofun podrás digitalizar todos los procesos desde la compra de entradas hasta el final del evento para garantizar una diversión sin preocupaciones a tu público. ¡Contacta con nosotros!
