La gastronomía nos permite disfrutar y compartir momentos especiales junto a personas afines a ti y a tu estilo de vida. Los eventos gastronómicos son una gran oportunidad para que las empresas muestren su habilidades culinarias, al mismo tiempo que los promotores del evento brindan una experiencia única a los asistentes.
Sin embargo, organizar eventos gastronómicos que sean exitosos presenta ciertos desafíos, especialmente si no se lleva a cabo una gestión adecuada. Afortunadamente, contamos con los avances de la tecnología aplicada a los eventos. Actualmente disponemos de softwares especializados para ayudar a los organizadores a simplificar y digitalizar los procesos del evento, sin importar su magnitud o su tipología. En este artículo vamos a repasar los pasos sobre cómo organizar un evento gastronómico exitoso, así como los beneficios de usar herramientas digitales para lograr una gestión más eficiente. ¿Empezamos?
Consejos para organizar un evento gastronómico
La clave de un evento gastronómico exitoso reside en tener una buena planificación tanto antes, como durante y después del evento. Veamos los consejos para organizar un market donde la comida y la bebida sean los principales protagonistas.
Define objetivos claros y alcanzables
Antes de empezar a organizar cualquier evento gastronómico, es fundamental tener claro el objetivo que se quiere conseguir. ¿A quién vamos a dirigir el evento?, ¿qué tipo de evento vamos a organizar?, ¿de qué dimensiones?. Estas son solo algunas de las preguntas que debemos hacernos para definir el enfoque y el público objetivo de nuestro evento.
Recomendamos ser lo más concisos posible para poder llevar a cabo los siguientes pasos.
Elabora el briefing del evento
Nuestro segundo consejo sobre cómo organizar un evento gastronómico es que elabores un documento que reúna toda la información relevante sobre la organización, planificación y coordinación del evento. En el mundo del marketing se conoce este documento como briefing y funciona como una herramienta de comunicación donde se resumen todos los pasos y datos del plan del evento. Pero, ¿qué información incluimos? ¡Te lo contamos!
- Presupuesto. Establece el presupuesto teniendo en cuenta todos los factores: espacio, staff, food trucks, actividades, imprevistos, catering… En este punto, cuanto más realista seas, ¡mejor!
- Lugar del evento. Una vez tengamos claro el objetivo del evento, es hora de seleccionar el lugar adecuado. Este paso es crucial, ya que el espacio debe ser adecuado para el tipo de evento gastronómico que se quiere organizar. Otro factor condicionante aquí es el presupuesto del que dispongamos.
- Fecha del evento. Es momento de verificar con el venue y los invitados si el día que se quiere llevar a cabo el evento es una buena opción para la mayoría de ellos.
- Staff. Según el tamaño del evento gastronómico se precisará más o menos plantilla de trabajadores. Es importante tenerlo en cuenta con antelación para contar con el equipo humano idóneo durante el evento.
- Cronograma. Recomendamos incluir una representación gráfica de los deadlines de cada actividad necesaria antes y durante el evento tales como entregas con proveedores, citas con clientes, reuniones con sponsor, etc.
Sea cual sea el tamaño del acontecimiento gastronómico, vas a necesitar mínimo tres meses para organizarlo. Nuestro mejor consejo es el de crear un brief con todos los detalles internos y externos. El éxito de un evento reside en una buena planificación y organización. Y este documento te va a ayudar a seguir todos los pasos y visualizar las prioridades.
Da a conocer tu evento gastronómico
Todos los puntos anteriores están estratégicamente pensados para llegar a tu público objetivo. Para que tu evento gastronómico arrase en ingresos y en venta de entradas, te recomendamos que te plantees todas las vías de comunicación para llegar hasta ellos. Pero, ¿por dónde empezamos? Creando una página web sobre el evento, mediante redes sociales o email marketing, entre otros. El marketing de eventos es fundamental para garantizar unas buenas estrategias de promoción y difusión.
La tecnología, tu aliada para la organización de eventos gastronómicos
La organización de tu evento gastronómico debe tener en cuenta todas las fases: la preproducción, la producción y la postproducción. En la actualidad, existen diversas herramientas y tecnologías que pueden ayudar a simplificar y digitalizar todos los procesos para que ahorres tiempo y aumentes ingresos durante la gestión del evento. Recomendamos estar al tanto de todas las innovaciones del sector e implementarlas en tu evento.
¿Cómo puede la tecnología simplificar la gestión del evento gastronómico?
Para que tu evento sea un éxito asegurado, te recomendamos incluir tecnología de vanguardia para la parte de la gestión. Son muchos los campos donde podemos encontrar una gran ayuda por parte de las herramientas tecnológicas. Por ejemplo, existen softwares especializados en el control de aforos, por lo que podrías disponer de información en tiempo real durante todo el evento en relación a las horas de mayor afluencia en la entrada y salida.
Gracias a la inteligencia empresarial, todos los datos que se recogen durante el evento sobre los procesos que ocurren en él y sobre los respectivos asistentes y el staff los puedes convertir en insights para conocer los hábitos de comportamiento y consumo de los usuarios. Gracias al Big Data recopilado durante el evento podrás tomar decisiones futuras basadas en datos objetivos con los que mejorar la experiencia del evento.
Otra opción de tecnología que puedes incluir en la planificación de tu evento son los sistemas de pago Cashless con los que aportarás una gran agilidad a tus trabajadores y de nuevo, mejorarás la experiencia de tus asistentes al evento gastronómico. Es una fantástica forma de evitar colas, reducir el fraude, aumentar la seguridad y llevar un control exhaustivo y en tiempo real sobre los pedidos, los pagos y el stock de los productos dentro del recinto.
Entre todos los beneficios que aporta la tecnología en la gestión de eventos encontramos la centralización de ventas entre distintos puntos de venta. En otras palabras, si nuestro evento cuenta con diferentes foodtrucks, un software tpv inteligente permitirá unir toda la información de los cobros realizados en distintos puntos de venta en un mismo dispositivo.
En definitiva, si tenías dudas sobre cómo organizar un evento gastronómico, estos consejos te permitirán convertirte en un auténtico profesional. Lo importante es fijar unos objetivos muy claros desde el principio y una buena planificación para todas las fases del evento: preproducción, producción y postproducción. La tecnología será tu mayor aliada durante todo este proceso y la razón por la que volverás a organizar otro en un futuro. ¿Te gustaría digitalizar los procesos de tu evento? ¡Contacta con nosotros! Estamos encantados de contarte todo sobre nuestra solución tecnológica.
