El deporte es apasionante y juntar a cientos de personas para que disfruten de él tanto de forma pasiva como espectadores como de forma activa como deportistas, es crear una experiencia única. Organizar un evento deportivo requiere de planificación, organización y coordinación para que tanto los promotores como los deportistas y el público en general puedan disfrutar de un evento exitoso.
Los eventos deportivos pueden llegar a convocar a grandes masas de personas, por lo que tendrás que tener en cuenta ciertos aspectos que te vamos a contar en el post de hoy, así todo saldrá según lo planeado y estarás preparado ante cualquier imprevisto. ¿Comenzamos? ¡Allá vamos!
4 consejos claves para organizar un evento deportivo
La clave de un evento deportivo reside en tener en cuenta algunos pilares indispensables en cualquier evento deportivo.
1.El brief, el mejor amigo de cualquier evento
Para organizar cualquier evento, lo primero que debemos hacer es crear un documento que reúna toda la información relevante. En el mundo empresarial, este documento recibe el nombre de brief, que en castellano hace referencia a un “resumen”. En él recogerás información relativa a la organización, planificación y coordinación del evento.
Pero… ¿Qué información debe incluir?
- Describe tu evento: seguro que ya has planeado e imaginado cómo será: un partido de fútbol, un evento de skate, un campeonato de escalada… ¿Por qué no ser más detallados? Específica sobre qué trata tu evento y cómo quieres que suceda.
- Marca los objetivos: ¿por qué quieres celebrar este evento deportivo?, ¿es para conseguir beneficios directos o es por motivos benéficos?, ¿eres una marca y quieres organizar este evento para crear notoriedad? O, ¿simplemente quieres crear un evento que genere entretenimiento? Sea cual sea el objetivo… ¡Especifícalo!
- Público: si has definido bien tu tipo de evento y sus objetivos, te será más sencillo identificar el público al que dirigirte. ¿Mayores o jóvenes?, ¿solo deportistas o un público general? Sé lo más concreto posible y estima el número de personas que quieres que asistan. Esto te ayudará con los siguientes pasos.
- Presupuesto: establece el presupuesto que dispones. Te recomendamos repartirlo por los diferentes aspectos que conforman un evento: espacio, staff, restauración, imprevistos, actuaciones… ¡Sé realista y cíñete a los recursos de los que dispones!
- Fecha y lugar: una de las cosas más importantes, elegir la fecha y el lugar de celebración. Estudia el lugar donde quieres que se lleve a cabo tu evento deportivo: pabellón de deportes, polideportivo, salón de conferencias, en mitad del campo… Comprueba siempre la disponibilidad de la ubicación elegida y el tiempo que hará durante esas fechas. Los eventos deportivos suelen hacerse al descubierto, si es tu caso, intenta encontrar una fecha en la que el registro climatológico no dé indicios de lluvias o temporales.
- Staff: según el tamaño de tu evento, precisarás de más o menos staff. Ten presente que en los eventos deportivos la euforia crece y con ello algunos imprevistos, quizás sería bueno contar con el personal de seguridad necesario. Además de ello, cuenta con azafatas/os, equipo médico, equipo de restauración y otro staff necesario.
- Timing: una de las claves de cualquier evento bien organizado es el timing. Establece los tiempos de actuación para cada parte del evento: preproducción, producción y postproducción.
Tanto si se trata de un evento deportivo de gran tamaño como pequeño, te damos una recomendación que se aplica siempre en las empresas de organización de eventos: el evento se debe organizar con al menos tres meses de anticipación a la fecha de celebración. Así que cuadra tiempos y ponte manos a la obra.
¿Bastante completo, verdad? Crear un brief para tu evento es uno de los mejores consejos que te podemos dar. El éxito en la planificación y organización de eventos deportivos reside en este documento tan útil.
2. Sponsors
Si asistes a eventos deportivos con cierta asiduidad o incluso si haces una pequeña investigación, te habrás dado cuenta de que la mayoría de ellos, por no decir el 100%, tienen sponsors o patrocinadores.
Es muy común buscar una empresa patrocinadora que aporte capital o que ayude con especies (equipaciones, bebidas, comida, merchandising, etc.) en este tipo de eventos.
Encontrar un patrocinador será perfecto para dividir gastos y poder destinar parte de tu presupuesto inicial a otros aspectos, o simplemente poder reducir el capital propio que íbamos a destinar en un principio.
Y una cosa muy importante, intenta que tus sponsors estén alineados con los valores y objetivos de tu evento.
3. Dar a conocer tu evento deportivo
Si estamos organizando un evento es con el objetivo de que tenga asistentes, si no, no se trataría de un evento y sería una reunión de equipo.
Para que tu evento deportivo arrase en venta de entradas y alcance el aforo máximo, te recomendamos que plantees diferentes formas de darlo a conocer.
¿Cómo? A través de una buena página web, publicidad tradicional, publicidad en medios digitales o mediante una herramienta que usa casi el 60% de la población mundial… Las redes sociales.
Si quieres profundizar más en el tema, tenemos un blog en el que te hablamos sobre estrategias de promoción para un evento, además, ¡te contamos muchos trucos!
4. La tecnología te ayudará
Como ya mencionamos, un evento cuenta con tres partes: preproducción, producción y postproducción. La organización y planificación de tu evento deportivo debe tener en cuenta estas tres etapas para ser todo un exitazo.
Para que tu evento vaya viento en popa, te recomendamos incluir las innovaciones que se están implementando en toda clase de acontecimientos. La tecnología te puede ayudar con la parte de gestión, por ejemplo, para asegurar la seguridad durante todo el evento puedes contar con tecnología capaz de darte información en tiempo real sobre los niveles de aforo o las horas de mayor afluencia en la entrada y salida.
Con este tipo de información podrás gestionar a tu staff y personal de seguridad para que haya un mayor control en las zonas con mayor aforo o incluso, gestionar de una forma más eficiente el proceso de acreditación de los asistentes, con lo que conseguirás evitar masificaciones y una entrada al evento más fluida.
Otra opción de tecnología que puedes incluir en la planificación de tu evento son los sistemas de pago Cashless con los que aportarás agilidad a tu personal y a tus asistentes. Es una forma de reducir el fraude, aumentar la seguridad y tener un mayor control de los pedidos, pagos y stock dentro del recinto.
Tecnología que los eventos más punteros están incluyendo para mejorar su organización y la experiencia de los asistentes. Al final, un evento es para pasarlo bien, ¿por qué no asegurarnos también el bienestar de nuestros asistentes?
Siguiendo estos cuatro consejos te convertirás en todo un profesional en la organización de eventos deportivos. Como has podido comprobar, la importancia de una buena organización reside en la planificación y en establecer buenas estrategias y acciones que conviertan nuestro evento en memorable. ¿Lo más importante? Tener siempre presente los posibles imprevistos, la necesidad de aumentar la seguridad y sobre todo, que la tecnología siempre te puede ayudar a comprobar si tu organización ha sido la adecuada y quién sabe… Quizás en unos meses vuelvas a organizar un nuevo evento.
