Organizar un evento supone una gran movilización de recursos, por lo que poder ver el impacto que ha tenido es un requerimiento que debemos marcarnos desde el momento en el que establecemos los objetivos que queremos alcanzar.
Puede parecer complicado medir el éxito de un evento, pero te aseguramos que gracias al avance de las tecnologías, el marketing digital y las redes sociales, podemos obtener la información necesaria para medir su impacto. Para ello, será crucial que a la vez que establecemos nuestros objetivos, definamos indicadores, como KPIs, que midan su impacto. Te contamos cómo medir el éxito de un evento mediante KPIs. ¡Comenzamos!
Qué es un KPI
Cuando empezamos cualquier proyecto, es importante marcar cuáles son nuestros objetivos, no solo en cantidad, también en calidad. Para medir el éxito de esos objetivos, deben ir de la mano de algún indicador que nos especifique que estamos alcanzando lo que nos hemos propuesto. Lo ideal sería establecer una serie de KPIs, pero ¿qué es un KPI?
Un KPI (Key Performance Indicator) es un Indicador Clave del Rendimiento, y se utiliza para evaluar el rendimiento que tienen las estrategias y acciones que hemos puesto en marcha para alcanzar nuestros objetivos.
Los requisitos de un buen KPI
Para escoger unos buenos KPIs, estos deben seguir las mismas especificaciones que cuando definimos los objetivos, es decir, los KPIs que establezcamos para nuestro evento deberían seguir la regla SMART (specific, measurable, attainable, relevant, timely):
- Specific – específico: los KPIs que establezcamos deben ser lo más concretos posibles en relación a la métrica que queremos estudiar.
- Measurable – medible: nuestro KPI debe estar orientado hacia datos medibles y calculables.
- Attainable – alcanzable: debemos ser realistas y establecer medidores posibles de alcanzar.
- Relevant – relevante: debemos elegir indicadores que nos aporten valor real sobre la información que necesitamos.
- Timely – a tiempo: nuestro indicador debe basarse en una franja de tiempo acotada.
Además de seguir la regla SMART, nuestros KPIs deben estar adaptados al formato y características del evento. Un evento online necesitará unos KPIs distintos a los de un evento presencial, aunque pueden compartir algunos, no serán los mismos al 100%.
Los mejores KPIs para medir el impacto de un evento
- Registro o venta de entradas: podemos establecer como métrica el número de entradas vendidas sobre el número de entradas disponibles. De la misma forma podemos medir el rendimiento del registro en el evento contrastando el número de registros efectuados con la capacidad de aforo establecido.
- Asistentes: unos de los KPIs más importantes que medirá el éxito de nuestro evento es el nivel de asistencia. Para este KPI podemos usar la métrica de tasa de asistencia: [(número de entradas vendidas / número total de entradas) x100].
- Satisfacción: uno de los objetivos principales de cualquier evento debe ser que los asistentes lo pasen bien. Si queremos evaluar la satisfacción de los asistentes podemos crear una encuesta sencilla con respuestas cerradas. En ella, se puede pedir a los asistentes que evalúen del 1 al 10 su nivel de satisfacción con el evento, o bien duplicar estas preguntas a diferentes aspectos dentro del evento como puede ser el catering, servicios, etc.
- Participación en el evento: podemos medir el nivel de participación de nuestro evento. Por ejemplo, en una conferencia podemos usar la métrica “número de preguntas realizadas durante una ponencia” para medir la participación. Otro ejemplo es si hemos organizado alguna actividad dentro de nuestro evento. Para ello mediríamos el número de participantes involucrados marcándonos un baremo que nos indique el éxito de la participación.
- Rentabilidad: para medir la viabilidad de un evento debemos tener en cuenta los ingresos (entradas, patrocinios…) y gastos generados (campañas, materiales, proveedores…). De esta forma, podremos obtener el coste total por entrada y/o acción realizada.
- Notoriedad: si queremos medir la notoriedad de marca que ha producido el evento, podemos recurrir a un canal digital: las redes sociales. Podemos medir nuestra notoriedad a través del social listening en redes sociales, la medición de menciones en redes o el número de menciones en medios de comunicación. Debemos evaluar si estas menciones son positivas o negativas.
- Ventas o leads generados: si uno de los objetivos de nuestro evento es generar leads o ventas, debemos establecer un KPI para ello, la métrica utilizada puede ser el número de ventas alcanzadas tras el evento mediante una UTM (urls personalizadas que nos permiten controlar el origen del tráfico a nuestra web) si se ha compartido algún enlace. Otro ejemplo de medición de leads generados puede ser, si hemos repartido elementos que incluyen algún código QR, medir el tráfico que ha generado.
Medir el éxito de un evento mediante la tecnología
Lo bueno de estar viviendo el momento más tecnológico hasta el momento es que la tecnología es capaz de aportarnos datos. En los eventos, los datos son fundamentales para poder medir su éxito.
Las nuevas tecnologías nos permiten obtener datos a tiempo real con los que podremos ir evaluando nuestro KPIs de forma paralela al transcurso del evento.
Un ejemplo de esta obtención de datos inmediata es la obtenida a través de la tecnología Gofun. Una de las aplicaciones de Gofun en los eventos es el uso de la tecnología NFC, que junto al Business Intelligence, nos permite llevar un control exhaustivo de todo nuestro evento.
Algunos ejemplos de métricas que nos permite analizar esta tecnología son:
- El registro de asistencia.
- El aforo del recinto.
- Consumo dentro del evento: horas de más consumo, productos más vendidos, consumo medio por asistente,etc.
Si no medimos lo que hacemos no sabremos si hemos realizado un buen trabajo o no. Los datos y KPIs, además de ayudarnos a medir el éxito de nuestros eventos, nos ayudan a tomar decisiones más fundamentadas y coherentes con los resultados. Coge papel y lápiz, o teclado y una hoja de cálculo y comienza a establecer los objetivos de tu evento y los KPIs que vas a necesitar para medir el impacto que ha tenido.
