Una buena gestión de empresa implica llevar un control exhaustivo del dinero que entra y el que sale. Cuando hablamos de ocio nocturno, festivales de música o eventos masivos, la situación se complica, por lo que es imprescindible contar con la tecnología necesaria que permita automatizar y mejorar todos los procesos, en especial la parte de administración financiera del evento. De esta manera, se reduce la probabilidad de error y aumenta la rentabilidad.
Los arqueos de cajas nos ayudan a detectar errores antes, durante y después de un evento. ¿Quieres saber qué son y cómo realizar cierres de cajas sin sorpresas? Te lo explicamos todo en el siguiente post. ¡Empezamos!
¿Qué son los arqueos de cajas y para qué sirven?
Los arqueos de cajas son un recuento de las transacciones de dinero llevadas a cabo durante todo un evento, concierto o durante la noche en una discoteca. Se contabilizan tanto los pagos como los cobros realizados mediante cualquier método de pago: dinero en efectivo, tarjetas de crédito o débito, o pagos electrónicos. En otras palabras, es una herramienta efectiva para llevar un control de todo el dinero que entra y sale durante un periodo de tiempo determinado.
La frecuencia con la que se recomienda realizar arqueos de cajas depende del tipo de evento. Lo que sabemos seguro es que para generar una buena imagen, es necesario que las cuentas reflejen la realidad económica y financiera de la empresa.
Razones por las que se generan descuadres en la caja
Cuando el dinero que hay en la caja no cuadra con el que debería haber una vez se realiza la suma de todos los tickets, se dice que estamos ante un descuadre de cajas. Veamos cuáles son los motivos principales:
- Errores contables. A la hora de analizar las transacciones de dinero realizadas durante un periodo de tiempo, podemos encontrar desajustes provocados principalmente por la actividad humana. Existe riesgo de haber registrado indebidamente una venta, por ejemplo.
- Extravío de los justificantes de venta. Otra de las razones por las que el resultado del arqueo de caja puede ser inferior o superior al saldo contable de la empresa es la pérdida de los tickets o recibo de pago.
Cómo realizar arqueos de cajas sin descuadres
El cierre de caja es una tarea recurrente que todas las empresas, sea de la índole que sea, llevan a cabo en su día a día. Incorporar herramientas tecnológicas como un software de punto de venta les va a ayudar a rentabilizar su negocio.
Ahora que ya sabemos la importancia que tiene llevar a cabo un cierre de cajas y las razones por las que se pueden generar descuadres, repasemos algunos trucos para evitar los errores o extravíos en el momento del recuento de la caja.
Software de punto de venta digital
Nuestra primera recomendación es que realices de forma automatizada los arqueos de cajas. Los dispositivos de cobro automático vinculados a terminales de puntos de venta son una herramienta muy eficaz para contabilizar el dinero generado y reducir la probabilidad de error.
Además, herramientas como el software TPV para discotecas disponen de una herramienta de gestión integrada que ayuda a recopilar y controlar las estadísticas del lugar.
Como promotor o gestor de un evento, apostar por la digitalización aporta grandes beneficios para todos los implicados: miembros del staff, usuarios o promotores. Procesos más ágiles, conocimiento real de tu público y de sus hábitos de consumo, aumento de los ingresos y mejora de la experiencia son algunas de las ventajas de integrar un software tpv digital a tu evento.
Cajón inteligente de cobro automático
Otra solución para evitar los descuadres de caja y rentabilizar la actividad de tu empresa es contar con un cajón de pago inteligente (cashlogy en inglés) por donde realizar los pagos en efectivo.
El funcionamiento de esta herramienta es muy similar al de una caja fuerte ya que el dinero que se introduce no se puede retirar sin una autorización previa. Esta herramienta realiza los cobros de forma automática y gestiona la entrega de cambios de manera digital, por lo que disminuye la probabilidad de error.
Además, este cajón de pago permite conectarse con un software TPV para asegurar que las transacciones diarias se computan para el cierre de caja.
Elimina el proceso de arqueos con el software TPV de Gofun
El cierre de cajas puede ser un proceso complejo cuando no se cuenta con sistemas de punto de venta donde registrar las ventas, las compras y otros gastos. Este transcurso se complica todavía más cuando en el recinto del evento contamos con distintos puntos de venta y se da la opción de combinar diferentes métodos de pago en una venta.
¿Necesitas mejorar la gestión de tu evento? Con la tecnología Gofun podrás realizar los arqueos de caja sin ningún error y aumentar así la rentabilidad de tu empresa. Nuestro software que aúna terminal de pago y punto de venta portátil está diseñado para facilitar y optimizar operativas en todo tipo de eventos y recintos del sector ocio y entretenimiento. Contacta con nosotros, estaremos encantados de asesorarte acerca de la digitalización de tu empresa.
