La organización de un evento no es tarea sencilla, ya sea a pequeña o gran escala, se trata de una tarea que requiere planificación. Debido al número de personas que involucra en su ejecución, como por todos los detalles que conlleva, es un trabajo que hay que afrontar con planificación para que todo salga bien y conseguir los objetivos marcados.
En la organización de un evento hay que tener en cuenta varios detalles: la tipología (deportivo, gastronómico, cultural, etc.), la ubicación (recinto y fechas), el aforo… Así que si te preguntas cómo organizar un evento paso a paso, hemos elaborado una pequeña checklist con cinco pasos imprescindibles sobre la planificación y organización de eventos que deberías tener en cuenta.
Cómo para organizar un evento paso a pasos
¿Estás pensando en organizar un evento? Si es así, debes saber que la planificación de eventos debe, o al menos debería, estructurarse en tres partes.
Las fases de un evento
- Fase de preproducción: antes del evento. Es la hora de organizarlo y planificarlo a la perfección, y ello involucra: objetivos, estrategia, presupuestos…
- Fase de producción: durante el evento haremos un seguimiento exhaustivo de la organización del recinto, del staff, proveedores y asistentes.
- Fase postproducción: una vez terminado el evento comienza el proceso de desmontaje del recinto, análisis de los resultados obtenidos y escucha activa de los asistentes.
La planificación y organización de un evento
Ahora que visualizamos las fases de un evento desde la perspectiva de organizadores, te contamos cinco pasos para que planifiques tu evento de la forma más organizada y eficiente posible.
Define los objetivos y estructura de tu evento
El primer paso es crear un briefing que recogerá toda la información sobre el evento.
El briefing es un documento “resumen” donde recopilamos toda la información necesaria que incumbe al evento. Será la guía de acción para ponernos en marcha con la planificación.
Para la organización de tu evento, debes incluir los siguientes apartados en tu briefing:
- Tipología del evento: aquí debes especificar sobre qué va a tratar tu evento y el tipo de evento que es. Evento deportivo, evento gastronómico, roadshow, festival de música, congreso, jornadas de formación… Ten en cuenta el formato de este, si será presencial u online.
- Objetivos del evento: ¿qué queremos conseguir con nuestro evento? ¿Queremos un beneficio económico directo, queremos notoriedad o simplemente queremos crear un espacio de entretenimiento?
- Público: determina a quién va dirigido tu evento. ¿Es para mayores o va dirigido a jóvenes?, ¿es un evento para clientes actuales o es para clientes potenciales? Aquí deberías hacer una estimación (realista) del número de asistentes que pueden acudir.
- Presupuesto: determina el presupuesto que tienes para organizar tu evento. Este paso es clave para poder organizar el evento de forma realista y ceñida a nuestras posibilidades económicas.
- Timing: establece los tiempos de actuación de cada paso. Lo ideal es organizar tu evento con tres meses de anticipación. Todo depende de las características de este, por lo que no lo dejes todo para último momento.
- Fecha, lugar y aforos: una vez que has establecido el tipo de evento que quieres realizar, elige la fecha y hora. A partir de ahí, busca el recinto que más se amolde a tus necesidades (posibilidades de fechas, aforos, características del espacio).
- Personal: marca en el briefing el equipo que será necesario para llevar a cabo tu evento. Con equipo nos referimos a capital humano como staff, seguridad, azafatas/os, equipo médico y equipo de restauración. Todo ello debe ser acorde a tu tipo de evento, tu presupuesto y al lugar elegido.
Ten en cuenta la experiencia dentro del evento
Si quieres que tu evento sea diferenciador y destaque entre tus asistentes, puedes crear una experiencia dentro de él.
Piensa en elementos tradicionales en los que puedas innovar. Por ejemplo, incorporar elementos que activen los cinco sentidos, o la integración de tecnología dentro del evento, como el control del registro de la asistencia mediante sistemas digitales con los que se evitan colas y se mejora el bienestar de los asistentes.
Busca patrocinios y sponsors para tu evento
Con toda la información anterior ya determinada, podrás comenzar a buscar patrocinadores para tu evento. Contar con patrocinios y sponsors te ayudará a dividir gastos.
Ten en cuenta que tus patrocinadores y sponsors estén alineados con la temática de tu negocio, el público asistente y los valores que quiere transmitir tu evento.
Patrocina tu evento
Tanto si se trata de un evento a nivel interno de empresa, como externo con público ajeno a nuestra organización, te recomendamos que una vez planificado, des a conocer tu evento.
En caso de eventos internos: crea un comunicado interno a través del boletín de noticias corporativo o a través del mailing informativo.
En caso de otros eventos: si ya dispones de una base de datos con información de los asistentes, puedes enviarles una campaña de email marketing. Si por el contrario, buscas otros asistentes, puedes promocionarte a través de medios tradicionales (medios de comunicación, publicidad externa, flyers, etc.) y redes sociales (orgánico y/o de pago).
Rectifica y modifica si es necesario
Un último paso antes de que llegue el gran día. Si algo no funciona o surgen imprevistos, rectifica y modifica si crees que es necesario. ¡Nunca es tarde si la dicha es buena!
Recomendaciones después del evento
Una vez tus asistentes desalojen el espacio, el evento habrá terminado, pero el trabajo que queda por hacer tras él es igual de importante que el que has realizado antes y durante.
En Gofun te recomendamos que después de tu evento:
- Elabores un informe de resultados. Es hora de analizar. Averigua los resultados que has obtenido una vez terminado el evento, si has alcanzado los objetivos marcados. Para ello, te puedes centrar en informes de porcentaje de asistencia, en venta de tickets, etc.
- Escuches activamente a tus asistentes. Averigua lo que piensan tus asistentes una vez terminado el evento. Haz escucha activa en redes sociales, foros de opinión o pasa un cuestionario de satisfacción mediante email.
- Mantengas la relación con los asistentes. Si tienes pensado volver a realizar más eventos o quieres redirigir a tu público hacia otros posibles eventos o acciones, es el momento de pensar en una buena estrategia de email marketing que fidelice a tus asistentes para futuros acontecimientos.
Como lees, organizar un evento no es tarea fácil. Requiere de un proceso de planificación que evite imprevistos y asegure que nuestros asistentes disfruten de cada segundo. Si quieres mejorar la experiencia y bienestar de tus eventos a través de la tecnología, puedes contactar con nuestro equipo para recibir atención personalizada.
