Desde hace poco, los eventos han vuelto a ser lo que eran. La ampliación de aforos ha sido más que bien recibida por organizadores de eventos, staff y claramente, por parte del público. Ahora sí, somos conscientes de que un aumento de aforo supone un aumento del control durante el evento. Por ello, un buen registro de asistencia es esencial para que nuestro evento vaya sobre ruedas.
En eventos multitudinarios o incluso más pequeños, el registro de la asistencia nos permitirá controlar diversos aspectos como la seguridad o los recursos necesarios. ¿Y si te decimos que el proceso de registro de asistencia en tu evento es más sencillo que nunca? ¡Si, has leído bien! En este post te explicamos el por qué.
Innovaciones en el registro de asistencia en eventos
Las nuevas tecnologías llegan a todos los sectores, y al de eventos no es menos. La clave para el éxito es la organización y para ello, el control es un aspecto fundamental. Para que nuestro evento se desarrolle tal y como deseamos y hemos planeado, tenemos que tener un control minucioso de los tres tiempos que lo conforman: lo que va a suceder, lo que sucede en el momento y lo que ha sucedido.
Cuando organizamos un evento, hay una cosa que es primordial, la cantidad de asistentes. Es esencial para poder contemplar el desarrollo íntegro del evento, a partir de ahí comienza la gestión de recursos (staff, espacio, etc.). Una pregunta que debería de llegar en este momento es: “¿cómo se va a efectuar el registro de asistencia?”.
Las innovaciones tecnológicas nos facilitan este registro de asistencia, ¿te imaginas tener que controlar la asistencia de tu evento con un contador de pulsador? Sería tedioso para eventos multitudinarios. Ya no solo para controlar grandes aforos, sino el flujo de entrada y salida de los asistentes.
Desde hace unos años aparece en el mercado el sistema NFC (Near-Field Communication), una tecnología inalámbrica que permite conectar dispositivos para el intercambio de datos. En el sector de los eventos, la tecnología NFC, junto a los códigos QR, se ha convertido en un gran aliado para facilitar el registro de asistencia y otros servicios como pagos cashless.
A través de tarjetas, pulseras o cualquier otro dispositivo con sistemas NFC y códigos QR podremos llevar un riguroso control de la asistencia a eventos (conferencias, festivales, eventos gastronómicos, clubes, etc.) o cualquier acontecimientos (clases, reuniones, trabajo, etc.).
Controlar el registro de asistencia nos permitirá hacer un seguimiento completo del evento:
- Poder controlar el aforo de ocupación del recinto.
- Optimizar los recursos necesarios para cada momento del evento: en áreas y horas con alta asistencia deberemos de aumentar los recursos como staff o seguridad mientras que cuando la asistencia sea baja, podemos reducir los recursos y utilizar solamente los necesarios para cada ocasión. Esta optimización de recursos, se traduce en una mejora de la eficiencia y una reducción de costes.
- Controlar y definir a los asistentes que acuden a cada sala: podemos conocer las preferencias de cada usuario y en el futuro ofrecer una experiencia más personalizada.
- Crear reportes de tiempo de permanencia por cada asistente: nos permite conocer las zonas calientes del eventos y la estancia media. Lo que nos permite entender el comportamiento de los asistentes dentro del evento y ,como en el punto anterior, mejorar su experiencia en próximos eventos.
Ventajas de un buen registro de asistencia en eventos
Un registro eficiente de la asistencia a eventos nos permite controlar el acceso de los asistentes y tener en cuenta el nivel de aforo del recinto donde acontece. Este control nos beneficia en diferentes aspectos tanto como promotores de eventos, como staff y como usuarios asistentes.
Ventajas del registro de asistencia:
- Mayor seguridad: controlar las entradas y salidas al recinto permite una mayor seguridad al tener un control exhaustivo del nivel de ocupación de cada una de las áreas del evento.
- Mayor eficiencia: la elección de una tecnología adecuada para el registro de asistencia puede mejorar la eficiencia de un evento. Si la herramienta seleccionada es la idónea, se reducirán las colas y aglomeraciones en las entradas y salida permitiendo así un accesos y salidas rápidas.
- Experiencia al usuario y staff: la mejora de la seguridad y la mayor eficiencia dentro del evento en consecuencia de un eficiente registro de asistencia incrementa el bienestar de los asistentes durante el evento y con ello, potenciamos la experiencia de usuario.
El registro de asistencia: más cómodo y seguro que nunca
El registro de asistencia a tu evento puede ser más cómodo y seguro de lo que nunca hubieras imaginado. GoFun te ayuda a que tu evento sea lo más eficiente y seguro posible. Descubre nuestra tecnología para el control de asistencia a tus eventos. ¡Facilidad, comodidad y seguridad para todos!
